Veri İmha Tutanağı Nedir?

Veri imha tutanağı, bir depolama cihazında bulunan verilerin güvenli bir şekilde yok edildiğini resmi olarak belgeleyen dokümandır. Bu tutanak; cihazın imha edildiğini, kullanılan yöntemi, imha tarihini, sorumlu kişileri ve sürecin KVKK ile uyumlu şekilde tamamlandığını kayıt altına alır.

Veri imha tutanağı, hem kurum hem de veri sorumlusu için hukuki güvence sağlar.

Veri İmha Tutanağı Neden Gereklidir?

Veri imha tutanağının hazırlanması hem hukuki hem operasyonel açıdan kritik öneme sahiptir. Çünkü:

• KVKK gereği tüm imha işlemleri belgelenmelidir

• Veri sızıntısı durumunda resmi delil niteliği taşır

• Kurum içi denetimlerde ve dış denetimlerde istenir

• İmha işleminin gerçekten yapıldığını ispatlar

• Güvenlik zincirinin bir parçasıdır

• Cihazların kaybolmasını veya karışmasını önler

Bu nedenle her veri imha işlemi mutlaka tutanakla belgelendirilmelidir.

Veri İmha Tutanağında Hangi Bilgiler Bulunur?

Profesyonel bir veri imha tutanağı aşağıdaki bilgileri içermelidir:

1. Genel Bilgiler

• Kurum adı

• Tutanak numarası

• Tutanak tarihi

2. İmha Edilen Cihaza Ait Bilgiler

• Cihaz türü (HDD, SSD, USB, Kartuş vb.)

• Marka – model

• Seri numarası

• Kapasite

• Adet bilgisi

3. İmha Yöntemi

Kullanılan imha yöntemi açıkça belirtilmelidir:

• Fiziksel parçalama

• Ezme / presleme

• Delme

• Manyetik imha (HDD)

• Çip bazlı imha (SSD)

• Yazılımsal veri silme

4. İmha İşlemini Yapan Firma / Birim

• Firma veya birim adı

• İmha ekibi / sorumlu personel

• Yetkili imzalar

5. İmha İşleminin Yapıldığı Yer

• Yerinde imha (kurum adresi)

• Tesis içinde imha (firma tesisi)

6. İmha Tarihi ve Saati

İşlemin kesin zamanlaması belgelenmelidir.

7. Görsel veya Video Kayıt Bilgileri (Varsa)

Bazı firmalar imha görüntülerini tutanakla birlikte sunar.

8. İmha Sonucu

• "Cihazdaki veriler tamamen yok edilmiştir." ibaresi

• KVKK’ya uygunluk açıklaması

9. İmza Bölümü

• İmha eden personelin imzası

• Kurum temsilcisinin imzası

• Şahit (gerekiyorsa)

Veri İmha Tutanağı Örneği

Aşağıdaki gibi sade bir örnek yapı kullanılabilir:

VERİ İMHA TUTANAĞI

Kurum Adı:
Tutanak No:
Tarih:

İmha Edilen Cihaz Bilgileri:

• Türü:

• Marka/Model:

• Seri No:

• Kapasite:

• Adet:

İmha Yöntemi:
(Fiziksel Parçalama / Ezme / Delme / Manyetik / Çip Bazlı / Yazılımsal)

İmha Yeri:
(Yerinde / Tesis İçinde)

İmha Tarihi – Saati:

Sonuç:
İlgili cihaz(lar) üzerindeki tüm veriler belirtilen imha yöntemi kullanılarak geri getirilemeyecek şekilde yok edilmiştir.

İmha İşlemine Katılanlar:

• Firma Yetkilisi:

• Kurum Temsilcisi:

• İmza / Kaşe:

Veri İmha Tutanağı Hazırlamanın Avantajları

• Yasal uyum sağlar

• Denetim süreçlerini kolaylaştırır

• Veri güvenliği açısından resmi kanıt oluşturur

• Kurum içi süreçleri standartlaştırır

• Veri sızıntısı riskini minimize eder

Tutanak, imha sürecinin en önemli parçasıdır ve mutlaka saklanmalıdır.