Veri İmha Politikası Nedir?

Veri imha politikası, bir kurumun kişisel ve kurumsal verileri ne zaman, nasıl ve hangi yöntemlerle imha edeceğini belirleyen yazılı kurallardan oluşan bir yönetim dokümanıdır. Bu politika; veri güvenliğini sağlamak, KVKK’ya uyumlu olmak ve gereksiz veri saklama riskini ortadan kaldırmak için hazırlanır.

Amaç, verilerin yaşam döngüsü boyunca kontrolünü sağlamak ve ihtiyaç duyulmayan verileri güvenli şekilde yok etmektir.

Veri İmha Politikasının Amacı

Bir veri imha politikasının temel amaçları:

• Veri güvenliğini sağlamak

• KVKK yükümlülüklerini yerine getirmek

• Gereksiz veri tutmayı önlemek

• Veri sızıntılarını engellemek

• İşletme süreçlerini düzenlemek

• Veri sorumluluğunu netleştirmek

Bu politika sayesinde kurumlar hem hukuki hem operasyonel açıdan güvence altına alınır.

Veri İmha Politikası Neden Gereklidir?

Veri imha politikası oluşturulmaması; düzensiz veri saklama, veri ihlalleri, KVKK cezaları ve güvenlik açıklarına yol açabilir.

Profesyonel bir imha politikası:

• Gereksiz veri yükünü ortadan kaldırır

• Çalışanlara net prosedür sağlar

• Cihazların nasıl imha edileceğini belirler

• Veri sorumluluğunu tanımlar

• Kurumsal gizlilik standartlarını güçlendirir

Bu nedenle her işletme için zorunlu bir süreçtir.

Veri İmha Politikasında Yer Alması Gereken Bölümler

Bir veri imha politikası aşağıdaki ana maddeleri kapsamalıdır:

1. Veri Sınıflandırması

Kurum elindeki verileri şu gruplara ayırır:

• Kişisel veriler

• Özel nitelikli veriler

• Log ve sistem kayıtları

• Finansal veriler

• Operasyonel belgeler

• Dijital cihazdaki tüm depolama verileri

Her veri türü için imha gereklilikleri farklıdır.

2. Saklama Süreleri

Politika, her veri türünün ne kadar süre saklanacağını belirtir:

• Yasal saklama süreleri

• Operasyonel gereksinimler

• Sözleşmesel yükümlülükler

Saklama süresi dolan veriler imha edilir.

3. Veri İmha Yöntemleri

Politikanın en önemli noktasıdır. Kullanılacak yöntemler açıkça belirtilmelidir:

• Fiziksel imha (parçalama, ezme, delme)

• Manyetik imha (HDD)

• Çip bazlı imha (SSD, telefon, tablet)

• Yazılımsal veri silme

• Kriptografik imha

Her yöntem cihaz türüne göre belirlenir.

4. Sorumlu Kişiler ve Roller

Bu bölüm, veri imhasından kimlerin sorumlu olduğunu tanımlar:

• Veri sorumlusu

• IT birimi

• Güvenlik ekipleri

• İmha yetkilileri

• Dış hizmet alınan firma (varsa)

Rollerin belirlenmesi, imha süreçlerinin daha güvenli ilerlemesini sağlar.

5. Kayıt ve Raporlama

Profesyonel veri imha politikası, her imha işleminin kayıt altına alınmasını şart koşar:

• İmha tutanağı

• İmha raporu

• Güvenlik zinciri (Chain of Custody) kayıtları

• Cihaz listesi ve envanter belgeleri

Bu kayıtlar hem hukuki hem kurumsal olarak önemlidir.

6. Yerinde ve Tesis İçinde İmha Prosedürleri

Politika, imhanın nerede yapılacağını tanımlar:

• Yerinde imha

• Tesis içinde imha

• Mobil imha araçları

Her prosedür güvenlik kurallarına göre belirlenir.

7. Periyodik Gözden Geçirme

Veri imha politikası belirli aralıklarla güncellenmelidir.
Bu süreç:

• Yeni yasal düzenlemelere uyum

• Teknolojik değişiklikler

• Güvenlik standartlarının gelişmesi

gibi faktörlere göre yapılır.

Veri İmha Politikası Olmadan Ne Tür Riskler Doğar?

Politika eksikliği şu riskleri doğurur:

• KVKK cezası

• Veri sızıntısı

• Eski cihazlardan veri kurtarılması

• Gizlilik ihlalleri

• Kurumsal itibar kaybı

• Gereksiz veri birikimi

• Güvenli olmayan imha süreçleri

Bu nedenle politika oluşturmak işletmeler için bir güvenlik zorunluluğudur.